Über ein Jahr ist vergangen, seitdem das Coronavirus Alltag und Arbeitswelt gleichermaßen auf den Kopf stellt. Auch wir bei lunapark wurden nicht von Lockdown und Homeoffice-Regeln verschont, und so mussten wir uns auf die neue Arbeitsweise einstellen. Dass es bei dem Wechsel von reiner Büropräsenz ins Homeoffice so manche Hürde zu stemmen gab, erlebten nicht nur wir selbst. Auch von unseren Kunden hörten wir immer wieder über die Herausforderungen, die die Pandemie beruflich und betrieblich mit sich brachte.
Wie aber kann die Teamarbeit aus dem Homeoffice heraus gelingen und die Motivation der Mitarbeiter langfristig aufrechterhalten werden? Von digitalen Konferenzen und Workflows: Unser Resümee aus rund einem Jahr Corona-Alltag.
Wenn der Arbeitsalltag Kopf steht: neue Arbeitsweisen in der Corona-Krise
Als im Februar 2020 erste Gerüchte über den Ausbruch eines neuartigen Virus‘ in China die Runde machten, ahnten die meisten von uns noch nicht, dass uns auch hierzulande ein großer Wandel bevorstehen würde. Nach Karneval war allerdings bald klar: Das Coronavirus hatte es bereits nach Deutschland geschafft. Unsere Gründer, Christian und Markus, reagierten schnell und schickten uns noch vor der offiziellen Regierungsempfehlung Anfang März 2020 ins Homeoffice, um eine mögliche Ausbreitung des Virus‘ zu verhindern.
Als Online Marketing Agentur war lunapark für den plötzlichen Wechsel ins Homeoffice bereits relativ gut aufgestellt. So nutzen wir für den täglichen Kundenkontakt schon seit längerem keine analogen Telefone mehr – als Digitalagentur sind auch unsere Telekommunikationslösungen überwiegend digital. Jeder Mitarbeiter verfügt bei lunapark zudem über ein eigenes Firmen-Laptop, sodass wir ohne große Schwierigkeiten auf die Remote-Arbeit umstellen konnten.
Das heißt aber nicht, dass es nicht auch für uns die eine oder andere Hürde zu meistern gab und immer noch zu bestehen gilt. Da wir während der Arbeit meist parallel in mehreren Dokumenten zeitgleich arbeiten, sind mehrere Bildschirme unerlässlich. Während sich im Homeoffice einige der Mitarbeiter hier zunächst über den eigenen TV-Bildschirm aushalfen, bestellte unsere Geschäftsführung auf Wunsch auch Zweitmonitore für den spontan eingerichteten heimischen Arbeitsplatz. In Verbindung mit unseren Firmenlaptops konnten wir unsere Schreib- oder Küchentische so in Windeseile für die neue Heimarbeit umtransformieren.
So ausgestattet, lag die größte Hürde eigentlich bei der Sicherstellung der internen Kommunikation, der Gewährleistung flüssiger und fristgerechter Arbeitsabläufe sowie dem On-Boarding neuer Kollegen. Einfach einmal den Kollegen im Büro nebenan um Rat fragen oder sich spontan in der Büroküche zu einem Plausch treffen – aus dem Homeoffice heraus ist dies nur schwer realisierbar. Aber auch hier ließen sich digitale Lösungsmodelle finden, die den täglichen Austausch und Informationsfluss sicherstellten.
Während wir zuvor gerne auch mal einen Call mit dem Kunden per Microsoft Teams durchführten, wenn ein persönliches Meeting zeitlich nicht realisierbar war, etablierte sich Teams im Corona-Jahr auch intern zu unserem Haupt-Kommunikationskanal. Die Funktion, seinen Screen mit anderen Call-Teilnehmern zu teilen, macht so auch eine Einarbeitung von neuen Mitarbeitern möglich, selbst wenn wir uns aktuell nicht oder nur selten persönlich sehen können.
Corona-konformes Büro
Zwar versuchen wir, wann immer möglich, uns auch im Büro zu sehen, seit des im November verhängten Mega-Lockdowns arbeiten wir aber zu 99% aus dem Homeoffice heraus. Unsere Geschäftsführer stellen hier das Wohl und die Gesundheit der Mitarbeiter an erste Stelle und machen uns in der Hinsicht keinen Druck. Wer mag, kann sich trotzdem im Büro aufhalten, was zusätzlich für ein Sicherheitsgefühl sorgt, sollte das private Internet daheim doch einmal ausfallen.
Natürlich ist der Büroalltag in Corona-Zeiten nicht mehr so, wie wir es gewohnt waren. Gleich beim Hereinkommen empfängt einen nun statt eines munteren Kollegen erst einmal der Desinfektionsspender. Die Arbeitsräume dürfen immer maximal von zwei Kollegen*innen besetzt werden und die Sitzplätze wurden um des Mindestabstandes Willen auseinandergezogen. Während der Arbeit sind Türen und Fenster weitestgehend geöffnet zu halten und selbst die sanitären Einrichtungen dürfen stets nur von einem Mitarbeiter genutzt werden.
Sobald man das eigene Büro verlässt, ist zudem selbstverständlich ein Mundschutz zu tragen – auf einen Handschlag oder Umarmungen muss ebenso während der Arbeitszeiten verzichtet werden. Und tatsächlich: Unsere Corona-Strategie „Arbeiten vom Homeoffice aus – freiwillige Präsenz im Büro (unter strengen Corona-Regeln)“ scheint aufzugehen: Bisher hatten wir keinen eigenen Corona-Fall im Unternehmen.
Arbeiten von zu Hause aus: So kann es gelingen
Wie aber lässt sich der digitale Arbeitsalltag nun am effizientesten und zufriedenstellend gestalten? Hier muss sicherlich jedes Unternehmen seinen eigenen Weg finden, dennoch möchten wir euch als Digitalagentur einen Einblick geben, welche Best Practices sich aus einem Jahr Corona-Homeoffice bei uns bewährt haben. Vielleicht ist die eine oder andere Inspiration für euch dabei, die euch und euren Mitarbeitern die Remotearbeit vereinfachen kann?
Aus unserer Remote-Erfahrung konnten wir 6 Schlüsselfaktoren identifizieren, die eine erfolgreiche Zusammenarbeit im Homeoffice ermöglichen: das Team selbst, verlässliche Tools für die Heimarbeit, regelmäßige Kommunikation, eine offene Feedbackkultur, klare Briefings sowie ein übersichtliches Ticketsystem für die Projektüberwachung- und Planung.
Das Team
Damit die Arbeitsabläufe möglichst reibungslos erfolgen, braucht es zunächst einmal ein kompetentes und motiviertes Team. Unabhängig davon, ob wir nun vor Ort im Büro arbeiten oder wie jetzt von den eigenen vier Wänden aus – eure Kollegen und Mitarbeiter sind der größte Schatz für einen langfristigen Unternehmenserfolg. Neben der Wertschätzung, die ein Arbeitgeber z.B. vermittelt, indem er die Gesundheit der Mitarbeiter – sofern möglich – über die örtliche Büropräsenz stellt, ist natürlich auch ein harmonisches Miteinander unter den Mitarbeitern selbst von großer Bedeutung. Auch hier gibt es zunächst einmal keine großen Unterschiede zur Büroarbeit.
Gibt es aber starke Unstimmigkeiten zwischen den Angestellten – z.B. indem ein Mitarbeiter dem anderen gezielt Unterlagen oder wichtige Informationen vorenthält – kann das bei der Remote-Arbeit mehr noch als im Büro ganze Arbeitsprozesse zum Erliegen bringen. Daher sollten regelmäßige Team-Runden und -events auch in Homeoffice-Zeiten ein fester Bestandteil im Terminkalender eurer Mitarbeiter sein, um die Harmonie untereinander aufrechtzuerhalten.
Zugegeben, wir haben bislang noch nicht DIE Lösung gefunden, wie wir zum Beispiel unser Sommerfest (digital) abhalten können – eine kleine Nikolaus-Tüte in der Adventszeit oder ein vom Arbeitgeber gesponsertes Mittagessen für den gemeinsamen digitalen Team-Lunch sind jedoch gute Ansätze, mit denen das Wohlbefinden der Mitarbeiter trotz des fehlenden persönlichen Kontaktes zu den Kollegen gestärkt werden kann
Ein Tipp: In kleineren Runden ist die Wahrscheinlichkeit, dass alle Teilnehmer ihre Kamera für das digitale Team-Event einschalten, unseren Erfahrungen nach höher als bei einem Onlinemeeting mit allen 30 Mitarbeitern 😉 .
Habt ihr Ähnliches erlebt? Lasst es uns gerne in den Kommentaren wissen.
Tools fürs Homeoffice
Um einen nahtlosen Übergang von der Büro- in die Heimarbeit zu gewährleisten, sind neben der entsprechenden Hardware-Ausrüstung (z.B. ein leistungsfähiges Laptop, einen zweiten Monitor für die Arbeit in großen Excel-Dateien oder in mehreren Tools gleichzeitig und natürlich absolut unerlässlich: eine stabile Internetverbindung) hilfreiche Online-Tools und Software das A und O. Welche wir für unsere täglichen Doings nutzen, unterscheidet sich von Team zu Team – im SEO-Team etwa nutzen wir diverse Tools zur Suchmaschinenoptimierung wie den Google Keyword Planer, Sistrix oder den Screaming Frog.
Es gibt jedoch auch eine Reihe von teamübergreifenden Tools und Softwares, die wir in unserem neuen Homeoffice-Alltag nutzen. Sie kamen bei uns bereits vor der Pandemie zum Einsatz. Da sie alle online verfügbar sind, gab es keine Probleme beim Wechsel ins Homeoffice und wir konnten weiterhin auf alle nötigen Informationen zu unseren Projekten zugreifen. Hierzu zählen zum Beispiel ein E-Mail-Programm wie Microsoft Outlook, unser Ticketsystem Jira, das wir auch zur Erfassung der angefallenen Stunden nutzen, unsere HR-Software Personio und die Wiki-Software Confluence.
Einen besonderen Stellenwert nimmt seit dem Wechsel ins Homeoffice die Kommunikations- und Chat-Software Microsoft Teams ein. Sie ersetzt den physischen Kontakt fast vollständig. Hier lassen sich ohne große Mühe Teamkonferenzen und Kunden-Calls abhalten. Dank der Videofunktion bekommt man seine Teamkollegen so auch vom Homeoffice aus zu Gesicht, Fragen können direkt im Team besprochen und geklärt und Aufgaben auf direktem Wege delegiert werden.
Kommunikation
Teamarbeit erfordert immer auch eine gute Kommunikation. Während man bei der regulären Arbeit vor Ort seine Kollegen einfach im Büro treffen und mit ihnen gemeinsam an Lösungen arbeiten kann oder sich auch mal in der Kaffeeküche auf ein Schwätzchen trifft, erfordert die interne Kommunikation aus dem Homeoffice heraus eine gewisse Planung vorab.
Unsere Teamleiter haben sich dazu entschlossen, für einen besseren Kommunikationsfluss täglich eine kurze Teamrunde von einer Viertelstunde einzuführen, in der wir uns über Microsoft Teams über die anfallenden Aufgaben für den Tag austauschen und offene Fragen kurz besprechen können. Zudem haben wir ein- bis zweimal wöchentlich ein einstündiges Teammeeting, in dem wir komplexere Fragestellungen gemeinsam erörtern oder Anregungen zu Verbesserungen für die mobile Arbeitsweise geben können.
Um auch den teamübergreifenden Austausch zu gewährleisten, kann man sich einmal wöchentlich zum „Donut Pairing“ mit einem anderen Mitarbeiter treffen. Ebenso wie unsere Montagsrunde, in der alle Mitarbeiter und die Geschäftsführung über die Erfolge und anfallende Ereignisse in der aktuellen Woche berichten können, findet dieses, anstatt wie üblich in der Büroküche, derzeit ebenfalls per Videocall statt. Da wir auf Projektbasis arbeiten, gibt es zudem regelmäßige Projektrunden, in denen sich alle Verantwortlichen zu dem aktuellen Projektstand (derzeit ebenfalls online) austauschen können.
Wer einen Blick auf unsere Stellenausschreibungen wirft, hat vielleicht auch schon davon gehört, dass wir uns einmal wöchentlich zum Yoga treffen. Wer jetzt denkt, dass dieses Mitarbeiterangebot im Homeoffice zwangsläufig wegfallen muss, den kann ich an dieser Stelle übrigens beruhigen: Wer Lust hat, kann weiterhin mit den Kollegen*innen Yoga machen – mit dem firmeneigenen Laptop klappt das auch wunderbar online.
Feedbackkultur
Wo wir gerade beim Thema Kommunikation sind: Bei lunapark wird eine offene Feedbackkultur großgeschrieben. Die Teamleiter führen mit jedem einzelnen Teammitglied regelmäßig ein Mitarbeitergespräch, in dem wir unser Wohlbefinden und berufliche Ziele ansprechen und somit die Arbeitskultur aktiv mitgestalten können. So lassen sich Aufgabenbereiche auch auf Wunsch des Mitarbeiters neu definieren und die persönliche und fachliche Weiterentwicklung gewährleisten.
Klare Aufgabenstellungen durch Briefings
Damit alles reibungslos klappt, arbeiten wir bei lunapark mit einem Ticketsystem. Hierzu werden die wichtigsten Arbeitsschritte und konkrete To-Dos über Jira in einem Ticket aufgelistet. Das ist ungemein praktisch – so kann man jederzeit nachlesen, welche Schritte für die Fertigstellung einer Aufgabe notwendig sind. Auch im Homeoffice ist daher stets klar, was zu tun ist.
Projektüberwachung dank Ticketsystem
Erwähntes Ticketsystem dient zusätzlich der Projektüberwachung. Per Filter lassen sich in Jira alle Aufgaben, die einem zugeteilt wurden, übersichtlich mit dem dazugehörigen Fälligkeitsdatum anzeigen.
Wem das Fälligkeitsdatum in der Ticketansicht nicht ausreicht, der kann sich in seinem Jira Account die Deadlines auch in einem eigenen Kalender anzeigen lassen. So behaltet ihr immer im Blick, bis wann ihr eure Aufgaben erledigt haben solltet.
Wie erlebt ihr die Corona-Pandemie?
Was denkt ihr? Habt ihr ähnliche Erfahrungen im Homeoffice gemacht oder euch gegen die Remote-Arbeit entschieden? Wie geht ihr mit der aktuellen Situation um? Teilt gerne eure persönlichen Erfahrungen, Tipps und Tricks in den Kommentaren und lasst uns zusammen neue Wege finden, wie wir das Arbeiten während der Corona-Pandemie erfolgreich und sicher gestalten können. ↓
