Sobald mehr als eine Person Zugriff auf eure Analytics-Daten hat, solltest du dir die Nutzerverwaltung genauer anschauen. Nicht jeder, der Zahlen für seine Arbeit braucht, muss auch Einstellungen verändern können – und mit den richtigen Rollen sinkt sogar die Hemmschwelle, sich in GA4 umzusehen, weil niemand aus Versehen etwas kaputt klicken kann. Hier bekommst du den Überblick über Rollen, Rechte-Ebenen und Nutzergruppen in GA4.
Wer bekommt automatisch welche Rechte?
Wer ein Analytics-Konto mit seinem Google-Account anlegt, bekommt automatisch Administratorrechte – kann also alle Einstellungen bearbeiten und weiteren Personen Zugriff geben. Rechte lassen sich auf drei Ebenen vergeben: auf Kontoebene (gilt für alle Properties im Konto), auf Property-Ebene (gilt für die jeweilige Property) und teilweise sogar für einzelne Datenansichten.
Neue Nutzer fügst du über die Nutzerverwaltung mit ihrer E-Mail-Adresse hinzu, optional inklusive Benachrichtigungsmail. Wichtig dabei: Die Person muss bereits ein Google-Konto besitzen und sich mindestens einmal bei Analytics eingeloggt haben. Eine beliebige E-Mail-Adresse ohne zugehöriges Google-Konto lässt sich nicht eintragen – GA4 meldet das direkt beim Hinzufügen.
Die Rollen in GA4 – vom Betrachter bis zum Administrator
GA4 kennt ein gestaffeltes Rollenmodell, bei dem jede höhere Rolle automatisch die Rechte der niedrigeren mit einschließt:
- Administrator: uneingeschränkte Rechte auf alle Einstellungen des Kontos oder der Property.
- Bearbeiter: darf Property-Einstellungen verändern, aber keine Nutzer verwalten.
- Marketingexperte: darf die Konfiguration anpassen – Zielgruppen, Conversions, Ereignisse – und hat zusätzlich alle Rechte der Rolle Analyst.
- Analyst: darf Dashboards und Berichte anpassen, inklusive der Rechte der Rolle Betrachter.
- Betrachter: darf Berichte und Einstellungen ansehen, aber nichts verändern.
- Keine: kein Zugriff – praktisch, um jemanden gezielt von einzelnen Properties auszuschließen.
Zusätzlich zur Rolle kannst du zwei Einschränkungen setzen: Keine Kostenmesswerte blendet kostenbezogene Zahlen aus, Keine Umsatzmesswerte verhindert den Zugriff auf umsatzbezogene Werte. Praktisch, wenn jemand nur eine Kampagne oder Landingpage anhand von Klicks und Sitzungen bewerten soll, aber keinen Einblick in Umsatzzahlen braucht.
Auf Kontoebene siehst du im Bereich „Property- und Projektberechtigungen” eine Übersicht aller vergebenen Rollen und kannst sie dort auch direkt anpassen. Wichtig: Ein Google-Konto kann Zugriff auf mehrere Analytics-Konten haben – die Berechtigungen musst du dann trotzdem für jedes Konto einzeln in der jeweiligen Nutzerverwaltung setzen. Und: Als Admin kannst du dir selbst keine Rechte entziehen, das geht nur, wenn du kein Administrator mehr bist – bist du der einzige Admin im Konto, scheitert das Entfernen sogar ganz.
Zugriff über die ganze Organisation steuern
Hast du mehrere Analytics-Konten (oder andere Google-Marketing-Produkte) über eine Organisation verknüpft, lohnt sich der Blick in die Organisationseinstellungen. Dort findest du eine Übersicht aller Nutzer, die bereits Zugriff auf ein zur Organisation gehörendes Produktkonto haben – die werden automatisch der Organisation zugeordnet, du musst also nicht jeden manuell neu anlegen.
In den Nutzerdetails siehst du, wie viele Berechtigungen jemand für die verschiedenen Dienste hat, und bei Analytics zusätzlich den letzten Zugriffszeitpunkt. Damit lässt sich gut prüfen, ob eine Berechtigung überhaupt noch gebraucht wird. Praktisch ist außerdem ein freies Hinweisfeld pro Nutzer – bei hunderten Einträgen (inklusive Servicekonten für API-Zugriffe) hilft das später enorm, um nachzuvollziehen, wofür ein Zugriff überhaupt vergeben wurde.
Auf Organisationsebene gibt es drei Sonderrollen:
- Administrator der Organisation: der Super-User, kann Produkte verknüpfen, Nutzer verwalten, Abrechnungen bearbeiten und sich theoretisch selbst Zugriff auf jedes verknüpfte Produkt geben. Diese Rolle solltest du sehr überlegt vergeben – aber an mindestens zwei Personen, damit bei Krankheit, Urlaub oder vergessenem Passwort niemand aufgeschmissen ist.
- Nutzeradministrator: gewährt anderen Zugriff auf bestehende Konten, kann aber keine neuen Konten mit der Organisation verknüpfen.
- Abrechnungsadministrator: verwaltet Lizenzabrechnungen, relevant nur bei kostenpflichtigen Marketing-Platform-Tools wie GA360 oder DV360.
Nutzergruppen statt Einzelpflege
Wenn ihr regelmäßig Nutzer hinzufügt oder entfernt, lohnen sich Nutzergruppen. Statt in jedem einzelnen Konto Rechte anzupassen, verwaltest du die Gruppenmitgliedschaft zentral in der Plattform-Verwaltung – die Rechte der Gruppe gelten dann automatisch für alle Mitglieder. Innerhalb der Tools bleibt trotzdem jeder Account individuell mit eigenen Berichten und Segmenten.
Ein Punkt, der gern übersehen wird: Nimmst du jemanden aus einer Gruppe raus, verliert die Person nicht automatisch auch ihre individuell vergebenen Rechte auf ein Konto – die musst du separat entziehen. Und Gruppen können sogar Mitglied in anderen Gruppen sein, womit sich auch komplexere Organigramme abbilden lassen.
Wer richtig aufräumen will, kann zusätzlich Nutzerrichtlinien einrichten: Damit lässt sich der Zugriff auf bestimmte E-Mail-Domains beschränken, zum Beispiel nur auf Adressen, die auf eure eigene Firmendomain enden. Aktivierst du zusätzlich „Nutzerrichtlinien durchsetzen”, verhindert Google sogar aktiv, dass neue Adressen außerhalb der Richtlinie hinzugefügt werden – praktisch, um generische Gmail-Konten aus einem gewachsenen Setup fernzuhalten.
Fazit
Eine saubere GA4-Nutzerverwaltung ist mehr als Fleißarbeit: Mit dem richtigen Rollenmix pro Ebene, sinnvollen Kosten-/Umsatzeinschränkungen und Nutzergruppen statt Einzelpflege bleibt euer Setup übersichtlich – und ihr behaltet auch bei wachsenden Teams den Überblick, wer worauf Zugriff hat.